Távmunka ellenőrzőlista

Világosan határozza meg azt az időt, ameddig az alkalmazottai várhatóan dolgoznak.

Miért fontos a munkaidő megadása?

Az alkalmazottaknak és a munkáltatóknak is tisztában kell lenniük ezzel. Ha az emberek nincsenek tisztában a munkaidejükkel, az termelékenységi és hatékonysági problémákhoz vezethet.

Hogyan adja meg a munkaidejét?

Kérdezze meg az alkalmazottakat, hogy melyik időpont a legmegfelelőbb számukra a munkájuk elvégzésére. Döntse el, mi a legjobb csapatának, legyen az pontos munkaidő vagy rugalmas időbeosztás.

Milyen eszközök segítenek a munkaidő meghatározásában?

Időgazdálkodási eszközök, például Trello vagy Toggl stb.

Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai megértik felelősségüket. Ügyeljen arra, hogy ne végezzen mikromenedzselést, mert ez csak frusztrációhoz és alacsonyabb termelékenységhez vezet.

Miért fontos a felelősségek és elvárások egyértelmű felállítása?

Minél világosabban érti mindenki feladatait és elvárásait, annál termelékenyebb lesz a munkahely. A munkaadók felelősségre vonhatják majd a munkavállalókat tetteikért, miközben az alkalmazottak úgy érzik majd, hogy van hangjuk.

Hogyan lehet egyértelmű felelősségeket és elvárásokat felállítani?

Készítsen munkaköri leírásokat, amelyek leírják az egyes pozíciók feladatait, és ezeket szükség szerint frissítse. Tájékoztassa munkatársait, ha bármilyen lehetséges változás történik.

Milyen eszközöket kell használni ebben a lépésben?

Az olyan együttműködési eszközök, mint a Trello, Asana vagy Basecamp, konkrét feladatokat hoznak létre az alkalmazottak számára, és nyomon követik az előrehaladásukat.

Állítson be világos távmunka szabályzatot a szabadságokra, a szünetekre, és a betegnapokra vonatkozóan.

Miért fontos a szabadidő eldöntése?

A munkaadóknak kezelniük kell a távolléteket a munka folytatása érdekében, miközben a munkavállalóknak tudniuk kell, hogy mi az, ami elfogadható a szabadságolás szempontjából.

Hogyan döntsek a szabadságról?

A legjobb, ha legalább néhány nap szabadságot engedélyez, néhány fizetett, mások pedig fizetés nélküli, az egyes alkalmazottak konkrét szabályzatától függően. Egyes munkáltatók még korlátlan szabadságot is engedélyeznek, de ez általában mindkét fél bizalmát és a felügyelet nélküli, felelősségteljes munkavégzés iránti elkötelezettséget követeli meg. Kérje meg a személyzetet, hogy a lehető legkorábban kérjék ki szabadnapjukat.

Milyen eszközökkel dönthet a szabadságról?

A Google Dokumentumok vagy Táblázatok segítségével hozzon létre egy fájlt, amelyben mindenki szabadnapokat kérhet, jegyzeteket fűzhet hozzá, és valós időben láthatja a változásokat.

Tervezze meg, hogy milyen gyakran, hol és mikor kell megbeszéléseket tartani.

Miért fontos a találkozók előzetes egyeztetése?

A találkozóknak gyakorlatiasnak és hatékonynak kell lenniük, ha rendszeresen meg akarja tartani őket. Így mindenki az aktuális feladatra koncentrálhat anélkül, hogy időt veszítene.

Hogyan lehet előre egyeztetni a találkozókat?

Rendszeres értekezletet kell létrehoznia a csapat frissítéseihez. Például minden péntek reggel vagy szerda délután. Ad-hoc találkozókat is szervezhet, ha valamit azonnal meg kell beszélni.

Milyen eszközök segítenek a találkozók előzetes egyeztetésében?

A Slack, a LiveWebinar, a Zoom vagy a Google Hangouts mind nagyszerű videokommunikációs eszközök.

A kommunikáció kulcsfontosságú minden távoli csapat számára. Határozza meg a kommunikációs irányelveket, és győződjön meg arról, hogy mindenki betartja azokat.

Miért fontos a kommunikáció egyszerűsítése?

A dolgok gyorsan kaotikussá válhatnak, ha nincs kommunikációs terve. Ahhoz, hogy mindenki tájékozódjon, meg kell teremteni a hatékony és gyors kommunikációt.

Hogyan lehet egyszerűsíteni a kommunikációt?

Elengedhetetlen, hogy legyen mód a projektek előrehaladásának nyomon követésére, hogy megállapíthassa, ha valaki lemaradt. Ezenkívül hasznos látni, mit csinál a csapat nap mint nap.

Az ügyfelekkel való kommunikáció egyszerűsítéséhez használjon jegykezelő szoftvert, például a LiveAgentet. E-mailjei, csevegései, hívásai, közösségi média említései és más csatornákról érkező üzenetei egy univerzális postafiókba kerülnek. Ez megkönnyíti a kommunikációt és magasabb ügyfél-elégedettségi szintet eredményez.

Milyen eszközökkel lehet egyszerűsíteni a kommunikációt?

• Csapat kommunikáció – az olyan eszközök, mint az Asana vagy a Basecamp, hasznosak, de csak akkor, ha mindenki következetesen használja őket
• Kommunikáció az ügyfelekkel – minden az egyben ügyfélszolgálati szoftver, például a LiveAgent (ingyenes kipróbálás!).

Ahhoz, hogy mindenki ugyanazon az oldalon állhasson és ugyanabba az irányba haladhasson, minden csapatnak közös értékekre és célokra van szüksége.

Miért fontos a vállalati kultúra gondozása?

A vállalati irányelvek elősegítik a jövőbeni alkalmazottak vonzását, de elengedhetetlenek az alkalmazottak megtartásához is. Azok az alkalmazottak, akik úgy érzik, hogy egy csapat részei, és akiknek az értékei összhangban vannak a szervezet értékeivel, nagyobb valószínűséggel maradnak a vállalatnál.

Hogyan kell gondoskodni a vállalati kultúráról?

Készítsen egy listát az alapvető értékekről, és győződjön meg arról, hogy mindenki megérti azokat. Ezenkívül a vállalati kézikönyv felvázolja a vállalat elvárásait és irányelveit.

Mely eszközök segítenek a vállalati kultúra gondozásában?

Létrehozhat egy Google Docs dokumentumot, vagy készíthet rövid videót/prezentációt cége alapértékeiről.

A távmunka megkezdése előtt győződjön meg arról, hogy alkalmazottai produktív munkakörnyezetekkel rendelkeznek.

Miért fontos az alkalmazottak távoli munkakörnyezetének ellenőrzése?

Nem mindenkinek vannak ideális körülmények az otthoni munkához. Ha azt szeretné, hogy munkatársai a munkájukra összpontosítsanak, rendelkezniük kell a szükséges erőforrásokkal és eszközökkel.

Hogyan ellenőrizheti alkalmazottai távoli munkakörnyezetét?

Ha lehetséges, béreljen fizikai munkahelyet a területükön (pl. coworking teret). Ha nem, próbáljon meg nekik jobb otthoni munkakörülményeket biztosítani valamilyen felszerelés (székek, íróasztalok stb.) biztosításával.

Milyen eszközökkel ellenőrizheti alkalmazottai távoli munkakörnyezetét?

Ha meg szeretné tudni, hogy valakinek nincs-e megfelelő távoli környezete, megkérdezheti őt a Google Űrlapokon.

Amikor csapata távmunkát kezd, elengedhetetlen, hogy rendelkezzen tervvel az új alkalmazottak felvételére.

Miért fontos a távoli csatlakozás megtervezése?

Ha nincs betanítási terve, kihívást jelenthet az új alkalmazottak felgyorsítása.

Hogyan tervezzük meg a távoli betanítást?

Tervezzen videomegbeszéléseket és képzéseket alkalmazottai számára, hogy gyorsan megismerjék az új rendszert. Készítsen kézikönyveket, hogy minden alkalmazott elolvassa, hogy megismerkedhessen a vállalat irányelveivel.

Milyen eszközöket kell használni a távoli betanítás megtervezéséhez?

Használhatja a LiveWebinart online edzésekhez. Hozzon létre kézikönyveket a Google Dokumentumok/Táblázatok alkalmazásban.

Ahhoz, hogy eredményesek legyenek, a távoli dolgozóknak megfelelő eszközökre van szükségük, például számítógépre, amelyen minden program telepítve van.

Miért fontos, hogy alkalmazottai rendelkezzenek a szükséges eszközökkel?

Ha a távoli alkalmazottak nem rendelkeznek a megfelelő személyes eszközökkel, nehéz lesz elvégezniük a munkájukat.

Hogyan lehet megbizonyosodni arról, hogy alkalmazottai rendelkeznek a szükséges eszközökkel?

Szerelje fel alkalmazottait a megfelelő eszközökkel.

Milyen eszközökkel gondoskodjon arról, hogy alkalmazottai rendelkezzenek a szükséges eszközökkel?

Létrehozhat egy listát a távmunka követelményeiről a Google Dokumentumok/Táblázatok szolgáltatásban. Fontolja meg az olyan technológiákba való befektetést, mint a felhőalapú tárolás (pl. Dropbox) és a fájlmegosztás (Google Drive).

A megbízható internetkapcsolat elengedhetetlen a távoli dolgozók számára.

Miért fontos az internet hozzáférés biztosítása?

Ha egy alkalmazott internete akár csak néhány percre is leáll, annak jelentős következményei lehetnek. Ellenőrizze, hogy nem tapasztalnak-e csatlakozási nehézséget a távoli munka során.

Hogyan biztosítsunk mindenkinek hozzáférést az internethez?

Időnként ellenőrizze mindenki internetsebességét. Ha bármilyen probléma merül fel, forduljon a szolgáltatóhoz, és a lehető leggyorsabban megoldja azokat.

Milyen eszközöket kell használni, hogy mindenki hozzáférjen az internethez?

A Pingdom segítségével a világ bármely pontjáról nyomon követheti az internetkapcsolat állapotát.

Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai hozzáférhetnek a műszaki támogatáshoz, ha valami nem működik megfelelően.

Miért fontos a technikai támogatás nyújtása?

Ha a távoli munkatársai nem férnek hozzá a technikai támogatáshoz, csalódottá válhatnak, és ezt akadálynak tekinthetik, amely megakadályozza őket munkájuk elvégzésében.

Hogyan nyújtsunk technikai támogatást?

Adja meg alkalmazottainak a támogatási elérhetőségek listáját, beleértve az e-mail címet és telefonszámot stb.

Milyen eszközökkel lehet technikai támogatást nyújtani?

Létrehozhat egy dokumentumot (például a Google Dokumentumokban), amely felvázolja a technikai támogatási folyamatot, és hozzáférést biztosít a csapat minden tagjának. Fontolja meg, hogy beruház egy olyan szoftverbe, amely a nap 24 órájában hozzáférést biztosít alkalmazottainak a támogatáshoz.

Távoli alkalmazottainak meg kell érteniük, hogy mik a biztonsági kötelezettségeik.

Miért fontos a biztonsági kötelezettségek meghatározása?

Az alkalmazottak biztonságának mindig elsődleges prioritásnak kell lennie. A személyzetnek tisztában kell lennie az otthoni munkavégzéssel járó veszélyekkel, és ismernie kell a vállalat biztonsági politikáját.

Hogyan kell meghatározni a biztonsági kötelezettségeket?

Világosan magyarázza el nekik, hogy mit kell lefedni az oldalukon, és mely biztonsági elemekre kell összpontosítaniuk.

Milyen eszközöket kell használni a biztonsági kötelezettségek meghatározásához?

A geofencing segítségével nyomon követheti az alkalmazott eszközének helyét, és olyan határokat állíthat be, amelyeket nem léphet át. Ez a lépés azonban csak akkor lényeges, ha cége valóban érzékeny adatokkal rendelkezik, ellenkező esetben csak a munkatársaiban kell bíznia – megtérül.

Rendszeresen frissítse csapata alkalmazásait és eszközeit.

Miért fontos gondoskodni a rendszeres frissítésekről?

Ha a távoli alkalmazottak nem frissítik eszközeiket, kibertámadásokkal szemben sebezhetővé válhatnak. Győződjön meg arról, hogy mindenki lépést tart a rendszeres frissítésekkel, és nem hanyagolja el azokat.

Hogyan gondoskodjunk a rendszeres frissítésekről?

Hozzon létre egy dokumentumot, amely tartalmazza a szükséges frissítések listáját, hogy mindenki hozzáférjen ezekhez az információkhoz.

Mely eszközök segítenek gondoskodni a rendszeres frissítésekről?

Érdemes olyan eszközökbe fektetni, mint a Microsoft AutoUpdate (Windows rendszerhez) vagy a Mac OS X Update (Apple-eszközökhöz), amelyek lehetővé teszik alkalmazottai összes szoftverének automatikus frissítését.

Meg kell határoznia azokat a területeket, ahol az alkalmazottak a legnagyobb valószínűséggel találkoznak biztonsági problémákkal.

Miért fontos a biztonsági kockázatok azonosítása?

Ha tudja, hol rejlik a veszély, megteheti azokat a lépéseket, amelyek segítenek enyhíteni őket. Azonosítsa az összes lehetséges fenyegetést, mielőtt azok problémává válnának.

Hogyan lehet azonosítani a biztonsági kockázatokat?

Fontolja meg egy biztonsági kockázati térkép létrehozását, amely felvázolja azokat a területeket, ahol az alkalmazottak veszélybe kerülhetnek.

Milyen eszközöket kell használni a biztonsági kockázatok azonosítására?

Különféle eszközök állnak rendelkezésre, amelyek azonosítják a biztonsági kockázati területeket, köztük a Geofencing, a közösségi média megfigyelő szoftverek (például a Mediatoolkit) és a Google Alerts.

Abban az esetben, ha valami elromlik, vészhelyzeti tervet kell készítenie, és biztonságosabbá kell tennie a munkahelyét.

Miért fontos a vészhelyzeti terv megírása?

Vészhelyzet esetén a távoli dolgozók pánikba eshetnek, és ronthatják a helyzetet. Egy vészhelyzeti terv megakadályozhatja, hogy ez megtörténjen.

Hogyan írjunk vészhelyzeti tervet?

Hozzon létre egy dokumentumot egy teendőlistával, amely lépésről lépésre felvázolja a vészhelyzeti tervet.

Milyen eszközök segítenek a vészhelyzeti terv megírásában?

Az alkalmazottak azokat a leggyakrabban használják, amelyeket a leggyakrabban ismernek, és valószínűleg a leggyorsabban tudnak kezelni.

A távmunka egyik legnagyobb problémája az emberekkel való közvetlen kommunikáció képtelensége. Mivel a távoli dolgozók idejük nagy részét négy fal között tölthetik, mentális egészségük kulcsfontosságú.

Miért fontos az alkalmazottai jólétével való törődés?

Ha egy alkalmazott küszködni kezd a mentális egészségével, az óriási hatással lehet a vállalat hatékonyságára.

Hogyan segíthet az alkalmazottak jólétének gondozásában?

Akár munkáról van szó, akár nem, gondoskodjon arról, hogy mindenki hozzáférjen a segítséghez, ha szüksége van rá.

Milyen eszközök segítik az alkalmazottak jólétét?

Névtelen felmérést végezhet a Google Forms vagy SurveyNuts segítségével.

Ösztönözze alkalmazottait a munkatársaikkal való kötetlen csevegésre, akár nem munkával kapcsolatos célokra is. Ez segít abban, hogy jobban kapcsolódjanak a csapathoz, és megelőzze az elszigeteltség érzését.

Miért fontos a csapattársakkal való kötetlen beszélgetések elősegítése?

Ha az alkalmazottak kezdik úgy érezni magukat, mint egy tálban, nehéz lesz koncentrálniuk és elvégezniük a munkájukat.

Hogyan lehet megkönnyíteni a kötetlen beszélgetéseket csapattársakkal?

Ügyeljen a „távoli” megbeszélések minden lehetőségére, ne csak a munkáról, hanem például az alkalmazottak születésnapjának megünneplésére is.

Mely eszközök segítenek a csapattársakkal való kötetlen beszélgetésekben?

Minden webinárium és üzenetküldő eszköz (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout stb.) működik itt.

Sokkal nagyobb kihívást jelent egy új készség elsajátítása távolról végzett munka során, mint az irodában. Biztosítson alkalmazottai számára alternatív lehetőségeket és ösztönzőket új készségek elsajátítására, önmaguk jobbítására. Engedélyezze számukra a technológiához való hozzáférést, amely segít nekik mindezen dolgokban.

Miért fontos az alkalmazottak képzése?

Ha lehetővé teszi alkalmazottai számára, hogy fejlődjenek, az segít abban, hogy a munkájukat karriernek tekintsék, ne csak egy másik munkának. Bátorítsa őket, hogy vegyenek részt webináriumokon vagy szakmai érdeklődési körükhöz kapcsolódó tanfolyamokon.

Hogyan biztosítson képzési lehetőségeket alkalmazottainak?

Fontolja meg a különböző típusú képzések felajánlását, például oktatóvideókat, webináriumokat vagy e-könyveket. Ön is támogathatja alkalmazottait abban, hogy saját idejükben fejezzék be a tanfolyamokat.

Milyen eszközökkel biztosítson képzési lehetőségeket alkalmazottai számára?

Használhat videokonferencia-szoftvert, például a Skype-ot vagy a Zoom-ot élő képzések lebonyolításához, vagy olyan platformokat, mint a Lynda.com és a Coursera, hogy online tanfolyamokat kínálhasson.