Hogyan indítsunk egy e-mailt (Tippek + sablonok)

Naponta több, mint 300 milliárd e-mail kerül kiküldésre és fogadásra, az e-mail a kommunikáció elengedhetetlen eszköze. Annak kitalálása, hogyan lehet professzionálisan megkezdeni az üzleti e-mailt – különösen akkor, ha ismerősnek ír – kihívást jelenthet a marketingszakemberek, az értékesítők és az ügyfélszolgálati munkatársak számára egyaránt.

Valójában az e-mail indításának módja különbséget jelenthet abban, hogy a címzett azonnal bezárja (és törli) az e-mailt, vagy továbbolvas. A következő cikk néhány tippet nyújt az e-mail indításához, valamint a leggyakoribb e-mail üdvözleteket és e-mail indítókat, amelyeket üzleti levelezésében használhat. Átállási e-mailektől a hálózati e-mailekre áldás lehet, ha a megfelelő sablon a rendelkezésére áll. Akkor is gondoskodunk, ha üzleti e-mail végződésű sablonokra van szüksége.

Mit kell tartalmaznia az e-mailek elejének

1. Üdvözlés

Kezdjen megfelelő üdvözlettel attól függően, hogy milyen formálisnak kell lennie. Mindig adja meg a címzett nevét (ha tudja), hogy az üdvözlet személyesebbé váljon. Végül, de nem utolsósorban ellenőrizze még egyszer, hogy helyesen írta-e a címzett nevét. A mi profi tippünk? Másolja és illessze be a nevüket a korábbi e-mailekből, e-mail aláírásokból, vagy webhelyeken látható módon, hogy ne kövessen el hibát.

2. Bevezetés és az írás oka (ha szükséges)

Amikor először ír valakinek, mutassa be magát, és tegyen egy tömör mondatot az e-mail céljairól. Ez a mondat meghatározhatja, hogy a címzett elolvassa-e az e-mailt, vagy figyelmen kívül hagyja-e, ezért győződjön meg arról, hogy célja egyértelmű és meggyőző.

Ha vannak közös barátai, kollégái vagy ismerősei, említse meg őket, mivel ez növelheti esélyeit arra, hogy választ kapjon. Például utalhat a közös ismerősre, így: „Szia [Név], összefutottam Ricsivel (a [Cég]-től) barátunkkal a hétvégén, és említette, hogy szükséged van egy új help desk eszközre, mivel a jelenlegi  szolgáltatód már nem elégít ki… ”

3. Nyitó mondat/kívánságok (nem kötelező)

Ha már régóta nem írt a címzettnek, vagy ha alkalmi kapcsolatban áll a címzettel, célszerű lenne egy gyors, pozitív hangot felvenni, például: „Remélem, hogy jól vagy”. Ez megadhatja a megfelelő hangot az e-mail többi részéhez.

Alternatív megoldásként, ha a címzett megosztott néhány frissítést a LinkedIn-en vagy más közösségi médiában, nyugodtan gratulálhat nekik legújabb (személyes és szakmai) eredményeihez. Mondhat ilyet: „Gratulálok promóciójához” vagy „Gratulálunk, izgalmas látni, hogy a [Címzett vállalata] megszerez egy ilyen fontos ügyfelet, mint például a [Cég].”

4. Köszönöm sor (opcionális)

A kontextus alapján felvehet egy rövid „köszönöm” sort az e-mail levelezésébe. Például, ha a potenciális ügyfél megkereste Önt egy kérdéssel, akkor a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk” vagy a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett a [Vállalattal]” feltétlenül szükséges. Mindazonáltal, amikor betesz egy köszönőlevelet, fontos, hogy személyre szabottá tegye, mivel a szokásos köszönőjegyek (mint a fent említettek) kissé túl általánosak, és hidegknek hathatnak.

Ha egyszerűen hozzáad egy nevet a köszönő sor elé, akkor az üzenet melegebbnek és hívogatóbbnak tűnik. Íme egy példa: „Emese, nagyon köszönöm, hogy kapcsolatba léptél a [Vállalattal] és felvetetted ezt a problémát. Teljesen igazad van…“

Példák és sablonok az e-mail indításához

Professzionális e-mail üdvözlet

A „Kedves [Név]” valószínűleg a legelterjedtebb és a legszélesebb körben használt üdvözlet az üzleti világban. Ez a köszöntés általában félig formális és informális kommunikációs stílusokhoz ajánlott. Ha valamivel formálisabb akar lenni, akkor a „Kedves” helyébe a „Tisztelt” léphet.

A „Kedves [Név]” alkalmas mind hivatalos, mind informális kommunikációra. Az Ön kényelme érdekében elkészítettünk egy teljes listát más általános üdvözletről, amelyek közül választhat a szakmai e-mail írásakor. Nézze meg őket:

Általános e-mail nyitó kifejezések

A köszöntést követően egy rövid kezdő mondatot adhat az e-mail indításához. Azonban a legjobb elkerülni az ilyen mondatokat, ha hivatalos e-mailt ír, vagy hideg e-mailt ír a potenciális ügyfélnek, mivel ezek túl barátságosak lehetnek. Ügyeljen arra is, hogy milyen hangnemet használ például egy vállalati bocsánatkérő levélben. Íme néhány példa az e-mail megnyitókra:

Kövesse nyomon az e-mail nyitó kifejezéseket

Ha nem biztos benne, hogy mit írjon az e-mail elején, fontolja meg a következő e-mail nyitó kifejezések egyikét, amelyek megtörhetik a jeget:

E-mail nyitó kifejezések válaszként

Amikor vevőnek vagy potenciális ügyfélnek válaszol, sok esetben egy rövid „Köszönöm” sor a megfelelő. Ha nem biztos benne, hogyan építsen be egy „köszönöm”-öt, vagy további inspirációra van szüksége, nézze meg néhány alternatívánkat:

Hogyan lehet elindítani a hideg értékesítési e-mailt

Amikor hideg e-mailt ír a potenciális ügyfeleknek, az első bekezdés meghatározza, hogy a potenciális ügyfél úgy gondolja-e, hogy az üzenetét érdemes elolvasni, ezért fontos, hogy lenyűgözze és kitűnjön. Íme néhány példa arra, hogy mit vehet fel a bevezető bekezdésbe:

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg a hideg értékesítési e-mail sablonokat.

Hogyan lehet elindítani az értékesítést követő e-mailt

A potenciális ügyfelek nyomon követése, különösen, ha nem válaszoltak az előző üzenetére, bonyolult lehet. Ha ez a helyzet, próbálkozzon a hatékony e-mail nyitó mondatok egyikével – ezek hasznosak lehetnek!

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az értékesítést követő e-mail sablonokat.

Hogyan indítható a vásárlás utáni/ügyfélfogadó e-mail

Amikor valaki megveszi a termékét, vagy feliratkozik a szolgáltatására, köszönetet kell mondania neki, vagy üdvözölnie kell a „családban”, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kapcsolata remekül indul. Ennek legjobb módja egy üdvözlő e-mail írása, amely tartalmaz egy köszönőlevelet, rövid bevezetést és minden hasznos információt.

Ellenőrizze bátran a vásárlás utáni e-mail sablonokat és az üdvözlő e-mail sablonokat.

Hogyan indítsuk el az ügyfélszolgálati e-mailt

Szinte minden ügyfélszolgálati e-mailt „Köszönöm”.mel kell kezdeni, legyen szó akár egyszerű ügyfélszolgálati kérelem megválaszolásáról, akár vevői panaszról. Így nézhet ki:

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az ügyfélszolgálati sablonokat.

Hogyan kell elindítani az ügyfél bocsánatkérő e-mailt

Dühös vagy elégedetlen ügyfeleknek válaszolva feltétlenül mutasson ki empátiát és kérjen bocsánatot vállalkozása nevében. Így teheti meg:

A LiveAgent ötvözi a kiváló élő csevegést, a jegyértékesítést és az automatizálást, amely lehetővé teszi számunkra, hogy kivételes támogatást nyújtsunk ügyfeleinknek.

Nézze meg, hogyan írhat e-maileket angolul – formálisan, félig formálisan vagy informálisan

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for ProfessionalsP0Y0M0DT0H0M673S

Derek Callan - English for ProfessionalsOctober 14, 2024

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Összegzés

Az üzleti e-mail kezdete (üdvözlet, nyitó sor és első mondat) az első dolog, amit a címzett lát, amikor kinyitja az e-mailt. Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív benyomást kelt róluk. Az Ön által használt üdvözlet és az első néhány mondat, amelyet a szakmai üzleti e-mailek megkezdéséhez választ, a hallgatóságtól és a kommunikáció kontextusától függ. Használja a fent említett e-mailes üdvözleteket és e-mail nyitó kifejezéseket, amikor nem biztos abban, hogyan kezdje el a következő e-mailt az ügyfelekkel vagy a potenciális ügyfelekkel.

Ne felejtse el ellenőrizni az e-maileket, hogy nincsenek-e benne helyesírási, vagy nyelvtani hibák, és ügyeljen arra, hogy mindig helyesen írja be a címzett nevét. Utolsó tippünk, hogy az e-mail rövid legyen és kedves, mivel senki sem akar hosszú e-maileket olvasni. Legyen lényegretörő és kedves, ez mindig beválik!

Kapcsolódó cikkek

Hogyan zárjon le egy e-mailt (Tippek + sablonok)

Fedezze fel, hogyan zárjon le egy e-mailt professzionálisan a LiveAgent segítségével! Tippek, ingyenes sablonok és útmutatók, amelyek növelik a válaszadási arányokat és pozitív benyomást keltenek. Próbálja ki most ingyen!

Információs e-mail sablonok

Gyors és könnyű információs e-mail sablonok események, változások vagy jogi frissítések kommunikálására. Építsen bizalmat ügyfeleivel!

Tudásbázis: Kezdési sablonok

Fedezze fel a LiveAgent tudásbázis kezdési sablonjait, melyek segítik ügyfeleit a gyakori kérdések megválaszolásában. Kínáljon önkiszolgáló opciót, hogy megfeleljen modern ügyfelei elvárásainak! Indítson ingyenes fiókot kötelezettségek nélkül és élvezze a kivételes támogatást.

Ügyfélszolgálati sablonok

Ügyfélszolgálati sablonok a hibák csökkentésére, időmegtakarításra és alkalmazotti elégedettség növelésére. Fedezze fel most!