Ügyfélszolgálati igénylőlapok sablonjai

A jó ügyfélszolgálat biztosítása nem elég ahhoz, hogy kitűnjön a többiek közül a zsúfolt piacon. Ez a szabály egyaránt vonatkozik a B2C és a B2B vállalkozásokra, valamint a szükséges árukat, luxustermékeket vagy szoftvereket árusító vállalkozásokra.

Miért? Mivel manapság a vásárlók elvárásai magasabbak, és megszokták a személyre szabott és pozitív élményeket. Ezek a pozitív tapasztalatok szorosan kapcsolódnak a modern ügyfélszolgálat egyik alapelvéhez – a többcsatornás ügyféltámogatáshoz.

A többcsatornás ügyfélszolgálat szerepe és előnyei

A többcsatornás ügyfélszolgálat azt jelenti, hogy elérhetővé válnak az ügyfelek különböző kommunikációs csatornákon, és minden csatornán azonos szintű támogatást nyújtanak. Mint ilyen, a többcsatornás támogatással lehetővé kell tenni az ügyfelek számára, hogy zökkenőmentesen váltsanak kommunikációs csatornákat (telefonról  e-mailre, vagy közösségi médiára és élő chatre) anélkül, hogy problémáikat és kérdéseiket meg kellene ismételniük a különböző támogatási ügynököknek.

A többcsatornás ügyfélszolgálat fő előnyei az ügyfélélmény nyilvánvaló javításán kívül a következők:

1. További információk szerzése az ügyfelekről

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás az általuk választott különböző csatornákon keresztül segíthet jobban megérteni igényeiket, kívánságaikat, elvárásaikat és problémáikat. A több csatornán folytatott kommunikáció nagyszerű módja annak, hogy megismerje őket, és megmutassa hajlandóságát, hogy kényelmessé tegye őket.

2. Betekintés gyűjtése a termékeire vagy szolgáltatásaira

Számos értékes betekintést és felbecsülhetetlen visszajelzést gyűjthet termékével vagy szolgáltatásával kapcsolatban, miközben kapcsolatba lép az ügyfelekkel a különböző platformokon. Általában az ügyfelek hajlandóbbak megosztani véleményüket az Ön termékével vagy szolgáltatásával kapcsolatban egy olyan csatornán, amely természetesebbnek érzi őket. A „természetesebb” kifejezés alatt például a közösségi média üzeneteit vagy e-mailt értjük, szemben az ügyfél-elégedettség felmérésével vagy az előugró NPS-kérdésekkel.

3. Az ügynökök termelékenységének és teljesítményének javítása

Hogyan? Lehetetlennek tűnhet, de a többcsatornás ügyfélszolgálat felajánlása valóban megkönnyíti és gyorsítja ügynökei munkáját. Hogyan? Mivel a többcsatornás támogatás felajánlása megköveteli, hogy egy vállalat hatékonyabban szervezze meg ügyfélszolgálatát a többcsatornás támogatáshoz képest. Ennek köszönhetően az ügynökök produktívabban dolgozhatnak és teljesítményük idővel javulni fog.

4. Jelentős megtakarítás az ügyfélszolgálat költségein

Az omnichannel ügyfélszolgálat felajánlása jelentős megtakarítást jelent az ügyfélszolgálat költségvetésében. Egyetlen ügynök több kérést képes azonos idő alatt megoldani – ez közvetlenül kapcsolódik az ügynök termelékenységének növekedéséhez. Ráadásul az ügynökök kevésbé frusztráltak és munkájuk könnyebb. Ez azt jelenti, hogy motivációjuk és munkamoráljuk javul.

Ügyfélszolgálati igénylőlapok sablonjai

Ügyfélszolgálati igénylőlap sablon 1

Ügyfélszolgálati igénylőlap sablon 2

Ügyfélszolgálati igénylőlap sablon 3

Gyakran Ismételt Kérdések

Milyen hosszú legyen egy ügyfélszolgálati igénylőlap?

Az ügyfélszolgálat igénylőlapjának a lehető legrövidebbnek kell lennie. Csak a legfontosabb mezőket tartalmazzák, például az ügyféladatokat (utó- és vezetéknév, e-mail, szükség esetén telefonszám), egy hosszú szöveges mezőt az ügyfél számára a kérés leírására, valamint egy „beküldés” gombot.

Ha az ügyfélszolgálat összetettebb és néhány csapatból áll, az ilyen űrlapoknak tartalmazniuk kell egy legördülő listát is, ahol az ügyfél kiválaszthatja, melyik csapattal szeretne kapcsolatba lépni. Más legördülő listákat is felvehet, de ne feledje, hogy az űrlapnak a lehető legrövidebbnek és egyszerűbbnek kell lennie.

Milyen nyelvezetet kell használni az ügyfélszolgálat igénylőlapján?

Az ügyfélszolgálat igénylőlap hosszához és felépítéséhez hasonlóan az űrlapot könnyen emészthető nyelven kell írni. Használjon érthető és az ügyfelek számára ismert állításokat. Kerülje el a zsargont vagy a szaknyelv használatát, kerülje a frázisos igék vagy összetett mondatok használatát. Ne feledje, hogy ügyfelei elfoglaltak, ezért percek vagy akár másodpercek alatt is el kell tudniuk küldeni az űrlapot anélkül, hogy időt töltenének a vállalati kód értelmezésével.

Milyen gyorsan kell megválaszolnom a beküldött igénylőlapot?

Az egyszerű válasz erre a kérdésre a lehető leggyorsabb, de tudjuk, hogy ezt könnyebb elmondani, mint megtenni. Az ügyfélkérelem megválaszolásához szükséges időt az ügyfélszolgálati csoporton belül kell meghatározni, és ha lehetséges, az ügyfélszolgálati ügynökök által aláírt szolgáltatási szintű megállapodással (SLA) kell megerősíteni. A válaszidők iparáganként és vállalatonként változhatnak, sok változótól függően.

Ezek a változók tartalmazhatják az ügyfelek számát az ügyfélszolgálati csapatban, az ügyfélszolgálat jegyeinek mennyiségét egy adott időszakban, az ügyfélkérelmek összetettségét, az ügyfélszolgálat műveleteinek automatizáltságát és az ügyfél minőségét szolgáltató szoftvert, csak néhányat említve.

A csapaton belüli belső feltételektől függetlenül az ügyfélszolgálati ügynökeinek arra kell törekednie, hogy az ügyfelek érdekeit szem előtt tartva válaszoljon az ügyfelek kéréseire, amint azokat benyújtják.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Milyen hosszú legyen egy ügyfélszolgálati igénylőlap?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Az ügyfélszolgálat igénylőlapjának a lehető legrövidebbnek kell lennie. Csak a legfontosabb mezőket tartalmazzák, például az ügyféladatokat (utó- és vezetéknév, e-mail, szükség esetén telefonszám), egy hosszú szöveges mezőt az ügyfél számára a kérés leírására, valamint egy „beküldés” gombot.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Milyen nyelvezetet kell használni az ügyfélszolgálat igénylőlapján?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Használjon érthető és az ügyfelek számára ismert állításokat. Kerülje el a zsargont vagy a szaknyelv használatát, kerülje a frázisos igék vagy összetett, összetett mondatok használatát.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Milyen gyorsan kell megválaszolnom a beküldött igénylőlapot?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A csapaton belüli belső feltételektől függetlenül az ügyfélszolgálati ügynökeinek arra kell törekednie, hogy az ügyfelek érdekeit szem előtt tartva válaszoljon az ügyfelek kéréseire, amint azokat benyújtják.” } }] }