Automatizált hívórendszerek

A vállalkozások automatikus hívásszolgáltatással előre rögzített hangüzenetet küldhetnek több ezer potenciális ügyfélnek minősítési vagy értékesítési célból. Akár eseményemlékeztetőt vagy vészhelyzeti üzenetet is küldhetnek a teljes névjegyzéküknek, beleértve a csapattagokat is.

Ezenkívül az automatizált telefonrendszerek segítenek a vállalatoknak releváns üzenetrögzítő üzeneteket küldeni az ügyfélszolgálati hívásokra.

Hogyan működik az automatizált hívórendszer?

Az automatizált hívásrendszer bejövő hívórendszerként és automatizált kimenő híváskezelő rendszerként is működik.

A bejövő hívási rendszerek lehetővé teszik, hogy egyedi hangüzenetet rögzítsen a különböző ügyfél-fájdalompontokhoz, így minden hívó fél választhat a menüopciók közül, és megoldhat egy adott problémát. Dönthetnek úgy, hogy a hívásokat az elérhető ügynökökhöz irányítják, ha egy adott üzenet nem oldja meg a problémát.

Ezenkívül ezekkel az automatikus tárcsázórendszerekkel előre rögzített üzenetet küldhet bárkinek a névjegyzékében anélkül, hogy az ügynökei felhívnák őket.

Így működnek az automatikus telefon menürendszerek:

• Felvett üzenetet játszanak le, amikor az ügyfél felhívja a cég helyi vagy ingyenes telefonszámát.
• Az ügyfél kiválaszthatja a megfelelő menüopciót a megfelelő szám kiválasztásával a probléma megoldásához vagy az élő ügynöki támogatás igénybevételéhez.
• Néhányan interaktív hangos válaszrendszereket tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy gombnyomás helyett hangot adjanak a problémának.
• A kimenő hívások fordítva működnek. Az automatizált üzenetküldő rendszer hívást kezdeményez, és vagy lejátszik egy rögzített üzenetet, vagy összekapcsolja a hívott személyt egy ügynökkel, ha hangot észlel. Ellenkező esetben az „Üzenet automatikus elhagyása a hangpostán” funkciót használja.

Ezek az egyedi telefonmenürendszerek különféle harmadik féltől származó integrációkat támogatnak. Például integrálhatja a sajátját a CRM (Customer Relationship Management) szoftverrel a potenciális ügyfelek szegmentálásához, pontozásához és nyomon követéséhez.

Milyen jellemzői vannak az automatizált hívórendszereknek?

Az automatizált hívórendszerek legfontosabb funkciói a következők:

• Testreszabható hívóazonosítók – Az érvényes telefonszám ellenőrzése után személyre szabhatja hívóazonosítóját, hogy ügyfelei tudják, ki hívja őket.
• Egyedi cégköszöntés – Minden hívót egyedi üzenettel üdvözölhet.
• Tömeges hangüzenetek sugárzása – Ezek az ügynök nélküli tárcsázási rendszerek lehetővé teszik a cégtulajdonosok számára, hogy egyidejűleg hívják a névjegyek teljes listáját.
• Hívások ütemezése – A vállalatok minden kimenő híváshoz beállíthatnak egy konkrét dátumot és időpontot.
• Hangposta érzékelés – Ha egy üzenetrögzítő vagy hangposta-szolgáltatás felveszi a hívást, egy automata hívórendszer a hangjelzés után visszajátssza az üzenetet.
• Hangposta szöveg – A rendszer tud szöveget küldeni, ha a hívott félnek nincs hangposta beállítása.
• Automatizált üzenetrögzítő szolgáltatások – Üzeneteket rögzíthet az ügyfelek gyakori problémáinak kezelésére.
• Személyre szabható továbbítási szabályok – A CRM vagy az ügyfélszolgálati adatok alapján irányíthatja a hívásokat, hogy élvezhesse az ügyfelek automatikus elosztását és zökkenőmentes ügyfélszolgálatot. Beállíthat készségalapú továbbítást, amely az ügynökök pontszámaira összpontosít, vagy időalapú továbbítást a munkaidejükhöz kapcsolódóan.
• Valós idejű elemzés – A valós idejű megfigyelési és jelentési funkciókkal rendelkező élő irányítópult betekintést nyújthat az átlagos válaszidőbe, az ügynök teljesítményébe és még sok másba.
• Speciális funkciók – A legtöbb rendszer fejlett funkciókat kínál, mint például hívásrögzítés, videokonferencia, értekezletek rögzítése és átírása, hangposta-átírások, hívástovábbítás, szavazások és felmérések.

Mit kell kerülni automatizált hívórendszerek használatakor?

A rossz menü az egyik legrosszabb dolog, ami egy automatizált hívórendszerben létezhet. Minden hívót dühös ügyféllé változtathat, és arra késztetheti őket, hogy másik szolgáltatásra váltsanak.

A menünek tömörnek kell lennie, és különféle helyzetekhez illeszkedő lehetőségeket kell kínálnia. Kerülje a hosszadalmas üdvözléseket, a rossz lehetőségeket és a túl sok választási lehetőséget, amelyek megzavarhatják az ügyfeleket.

A tompa zene és a makacs felhasználói felület is tönkreteheti a felhasználói élményt. A hívó feleknek nem kéne megszakadniuk, hogy megkapják a szükséges támogatást, és ne hallgassák ugyanazt a dalt ismétlésben tartásban. Ha úgy dönt, hogy zenélni szeretne, hagyja, hogy a hívók kiválaszthassák kedvenc dallamaikat, hogy növeljék elégedettségüket.

Milyen előnyei vannak az automatizált hívórendszerek használatának?

Ha automatizált hívórendszert használ, az alábbi előnyöket élvezheti:

• Időhatékonyság – A telefonszámok hosszú listájára történő automatikus hívások értékes időt takaríthatnak meg, növelve ügynökei hatékonyságát és termelékenységét.
• Költségmegtakarítás – A korlátlan hívásszámnak és a megfizethető áraknak köszönhetően pénzt takaríthat meg a kimenő hívásokon, miközben világszerte szolgálja ki ügyfeleit. Az automatikus válaszadás csökkenti az ügynökök ügyeleti idejét, és csökkenti a költségeket is.
• Csökkentett válaszidő – Egy releváns előre rögzített üzenet gyorsan válaszolhat az ügyfelek kérdéseire.
• Ügyfél-elégedettség – Bármely ügyfél átadhatja a hívást egy élő ügynöknek az összetett problémák megoldása érdekében.

• Potenciális ügyfelek támogatása – Az automatikus híváselosztás lehetővé teszi a potenciális ügyfelek zökkenőmentes nyomon követését, valamint a konverziós arány és az eladások növelését. Részletes jelentést készíthet minden hívásról, és integrálhatja a rendszert harmadik féltől származó alkalmazásokkal, például CRM-mel vagy ügyfélszolgálati szoftverekkel.

• Jobb csapatkommunikáció és együttműködés – Számos rendszer kínál csoportos üzenetküldési és belső hívási funkciókat az egyszerűsített kommunikáció és együttműködés érdekében. A legtöbb korlátlan tárhelyet kínál hívásfelvételek, üzenetek és megosztott dokumentumok számára.

Mennyibe kerülnek az automatizált hívórendszerek?

Az automatizált hívórendszerek költséghatékony megoldások, amelyek nem igényelnek hardvert vagy szoftvert.

A szolgáltatótól függően egy alapcsomagot kaphat, amely körülbelül havi 20 dollártól indul felhasználónként, de előfordulhat, hogy korlátozottak a képességei. Egyes szolgáltatók közel 200 dollárt számítanak fel felhasználónként/hónap egy speciális előfizetésért. Egyesek havi percdíjat számítanak fel, míg mások korlátlan perc- és SMS-küldést biztosítanak.

Ha éves árazási tervet kap, akkor éves árengedményt kaphat. Számos további felhasználói fiókhoz mennyiségi kedvezmény is lehetséges.

A LiveAgent lehet a legolcsóbb lehetőség. A 49 USD/ügynök/hó ártól kezdődően, és több mint 180 szolgáltatást kínál, ez a legolcsóbb csomag.

Ez egy prémium, mindent magában foglaló csomag, amelyet menet közben fizet, így nincs éves előfizetési lehetőség. Nem igényel szerződéses vagy beállítási díjat, és bármikor frissíthet vagy lemondhat, és 30 napos ingyenes próbaverziót kap (hitelkártya nélkül) a funkciók felfedezéséhez.